ROLES AND RESPONSIBILITIES OF EXAMINATION COMMITTEE AND EXAMINATION OFFICERS
Examination Committee
To prepare the tentative examination timetable and make same available to the students at least one month before the date of the examination.
To correct the tentative timetable in line with the observed corrections as may be raised by the students and/or examiners before the final timetable.
To release the final timetable for the examination at least two weeks before the date of the examination.
To ensure sanity and integrity of the examination by preparing the sitting arrangement of students in a manner that will not compromise the examination.
To prepare the attendance sheets for each venue to be used for the examination.
To prepare the attendance sheets for the invigilators and attendants and ensure that all officers on duty endorse the attendance sheets.
To prepare a schedule of invigilation for Chief Invigilators, Invigilators and Attendants.
To collect questions from the examiners thirty minutes before the commencement of the examinations and keep the records of questions submitted to the Committee before the commencement of the examination.
To document all cases of examination malpractices and forward same to the office of the Dean for onward transmission to the Disciplinary Committee on Examination and Other Academic Related Matters.
To ensure the overall sanity of the examination by moving round the venues allocated for the examinations in order to monitor the processes and conducts of the invigilators and/or the students.
To oversee the preparation of the examination reports this is to be prepared by the School Officer for onward presentation at the School Board.
to report erring invigilator(s) to the Deputy Rector (Academics) and/or the Dean for further action.
To carry out all other functions as may be assigned to it by the Dean of School or Deputy Rector (Academics) respectively.
Examination Officers
To ensure that all questions in their respective departments are submitted 30 minutes before the commencement of each paper.
To ensure that all booklets resulting from each examination are retrieved back to the Department on the day of the examination.
To ascertain that all courses having the same course code in their respective departments and service departments are subjected to one harmonized question paper.
To keep inventory of scripts/booklets collections by the academic staff of their respective departments.
To carry out all other duties related to examinations as may be assigned by the Head of Department from time to time.
परीक्षा समिति और परीक्षा अधिकारियों की भूमिका और जिम्मेदारियाँ :
परीक्षा समिति
अनंतिम परीक्षा समय सारिणी तैयार करना और उसे परीक्षा की तिथि से कम से कम एक महीने पहले छात्रों को उपलब्ध कराना।
अंतिम समय सारिणी से पहले छात्रों और/या परीक्षकों द्वारा उठाए गए सुधारों के अनुरूप अनंतिम समय सारिणी को सही करना।
परीक्षा की तिथि से कम से कम दो सप्ताह पहले परीक्षा के लिए अंतिम समय सारिणी जारी करना।
छात्रों की बैठने की व्यवस्था इस तरह से तैयार करके परीक्षा की शुद्धता और अखंडता सुनिश्चित करना जिससे परीक्षा से कोई समझौता न हो।
परीक्षा के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक स्थान के लिए उपस्थिति पत्रक तैयार करना।
निरीक्षकों और परिचारकों के लिए उपस्थिति पत्रक तैयार करना और यह सुनिश्चित करना कि ड्यूटी पर मौजूद सभी अधिकारी उपस्थिति पत्रक पर हस्ताक्षर करें।
मुख्य निरीक्षकों, निरीक्षकों और परिचारकों के लिए निरीक्षण की अनुसूची तैयार करना।
परीक्षा शुरू होने से तीस मिनट पहले परीक्षकों से प्रश्न एकत्र करना और परीक्षा शुरू होने से पहले समिति को प्रस्तुत किए गए प्रश्नों का रिकॉर्ड रखना।
परीक्षा में गड़बड़ी के सभी मामलों का दस्तावेजीकरण करना और उन्हें परीक्षा और अन्य शैक्षणिक संबंधित मामलों पर अनुशासन समिति को आगे भेजने के लिए डीन के कार्यालय को भेजना।
निरीक्षकों और/या छात्रों की प्रक्रियाओं और आचरण की निगरानी करने के लिए परीक्षाओं के लिए आवंटित स्थानों पर घूमकर परीक्षा की समग्र पवित्रता सुनिश्चित करना।
स्कूल बोर्ड में आगे की प्रस्तुति के लिए स्कूल अधिकारी द्वारा तैयार की जाने वाली परीक्षा रिपोर्ट की तैयारी की देखरेख करना।
आगे की कार्रवाई के लिए डिप्टी रेक्टर (अकादमिक) और/या डीन को गलती करने वाले निरीक्षकों की रिपोर्ट करना।
स्कूल के डीन या डिप्टी रेक्टर (अकादमिक) द्वारा सौंपे गए अन्य सभी कार्यों को पूरा करना।
परीक्षा अधिकारी
यह सुनिश्चित करना कि उनके संबंधित विभागों में सभी प्रश्न प्रत्येक पेपर के शुरू होने से 30 मिनट पहले जमा हो जाएं।
यह सुनिश्चित करना कि प्रत्येक परीक्षा से प्राप्त सभी पुस्तिकाएं परीक्षा के दिन विभाग को वापस मिल जाएं।
यह सुनिश्चित करना कि उनके संबंधित विभागों और सेवा विभागों में समान कोर्स कोड वाले सभी पाठ्यक्रमों के लिए एक सुसंगत प्रश्न पत्र हो।
अपने संबंधित विभागों के शैक्षणिक कर्मचारियों द्वारा स्क्रिप्ट/पुस्तिकाओं के संग्रह की सूची रखना।
परीक्षा से संबंधित अन्य सभी कर्तव्यों को पूरा करना, जैसा कि विभागाध्यक्ष द्वारा समय-समय पर सौंपा जा सकता है।